Lorsqu’une entreprise souhaite mettre en place un parc automobile pour ses salariés, il est indispensable pour elle de rédiger une Car Policy. Qu’est-ce qu’une Car Policy ? Il s’agit, tout simplement, d’une charte automobile, d’un règlement pour tout ce qui est en lien avec le parc auto de l’entreprise. Mettre une charte en place permet d’informer chaque collaborateur de ses droits et de ses devoirs, de se protéger en cas de litige et d’appliquer des engagements RSE. Cet article va vous résumer les différents points à faire apparaître sur la Car Policy de votre entreprise. 

La Car Policy, un règlement et un catalogue

La gestion d’un parc automobile ne doit pas être prise à la légère, notamment dans une grande entreprise avec un nombre conséquent de salariés. Une mauvaise organisation peut vite créer le chaos. Vous l’avez compris, la Car Policy est, en résumé, la politique automobile de votre entreprise. Elle est donc là pour vous aider à faire appliquer les règles indispensables au bon fonctionnement de votre parc. C’est à vous de rédiger les différents points présents dans cette politique, dans ce règlement, pour que la gestion de votre parc auto soit simplifiée au maximum. Dans ce règlement, vous devez spécifier plus particulièrement la grille d’attribution pour chaque véhicule et le règlement d’utilisation. 
En plus du règlement, vous pouvez faire apparaître le catalogue de vos véhicules. Chaque collaborateur pourra s’y référer pour connaître les différents modèles mis à sa disposition. 

Rédiger une bonne charte automobile

En réalité, une charte automobile est une charte de bonne conduite de la part des collaborateurs et de l’entreprise. En signant cette charte, chaque salarié se doit d’avoir un permis de conduire valable et de respecter le code de la route. 

L’entretien des véhicules

L’entreprise, de son côté, assure un bon entretien de chaque véhicule avec un contrôle à réaliser après un nombre, à définir, de kilomètres parcourus. Les pneus et autres éléments indispensables pour le bon fonctionnement d’un véhicule doivent être en bon état avant d’être confiés à un des collaborateurs de l’entreprise. 

En cas d’accident

Au sein de cette charte, un processus doit être stipulé en cas d’accident. Quelles sont les démarches à suivre de la part du conducteur : remplir un constat sur les lieux de l’accident, envoyer le constat à l’entreprise, prévenir son n+1, rédiger un mail expliquant les circonstances de l’accident… 

Prévenir le risque routier

En tant qu’entreprise faisant attention à ses salariés, il est important de mettre à leur disposition des véhicules minimisant les risques routiers et de leur faire savoir. De nombreux véhicules aujourd’hui sont munis d’éléments de sécurité : bip en cas de dépassement de la ligne blanche, rappel de pause toutes les deux heures, caméra de recul, signal d’angle mort…

Les responsabiltés de l’entreprise

La quasi-totalité de vos responsabilités légales en tant qu’employeur concernant les véhicules de société sont liées à la sécurité, à l’entretien et à l’assurance. Vous avez la responsabilité de garantir que les conducteurs sont en excellente condition physique et capables de conduire, qu’ils ne sont pas obligés de passer trop de temps au volant et que les voitures qui leur sont confiées sont en bon état et correctement entretenues. D’un point de vue juridique, il est essentiel que vos audits soient traçables afin que vous puissiez démontrer que vous avez satisfait à vos exigences légales en cas de poursuites judiciaires.